实物档案数字化及数字档案室管理制度建设相关要点

实际存在的档案进行数字化处理，听起来技术方面的特性较为突出，然而其关键核心仅仅有两点，一点讲的是怎样使得实物清晰地拍摄下来并且妥善保存，另一点阐述的是如何对这些数据进行有效管理以及良好利用，从而保障其安全性不出现丢失情况。这一点与档案能否切实地处于可灵活运用的状态直接相关联，进而为日常工作提升效率。

数字化操作要精准

实物档案并非如纸张那般呈现出平整的状态，于是扫描以及拍照便成为了主要的方式。当进行扫描操作时，诸如分辨率、色彩模式等这类参数能够直接参照纸质档案的规范要求，以此确保图像具备清晰的效果。要是运用数码相机来拍摄实物档案，那么像素数必须达到 300 万以上，这属于基础的门槛标准，倘若低于这个数值，图像的具体细节就会变得模糊不清了。

于实际操作之时，需依据实物的尺寸大小以及材质状况来进行光线调节、角度调整。举例而言，当拍摄一枚印章与拍摄一件锦旗时，其设置必定会存在差异。而目的唯一在于，切实真实地予以还原原本面貌，防止在数字化进程之中造成信息的丢失。从事此项工作，相较于技术而言，细心显得更为重要。

制度是管理的骨架

对于数字档案室而言，绝不能够随意进行管理，必须依靠制度将其规范起来。《规范》当中提及了好几项关键制度，其中涵盖电子文件归档，档案数字化技术标准，安全保密方面，网上查询利用这一环节，数据管理维护，此外还有电子档案鉴定销毁。这些制度并非是徒有其表、毫无用处的，而是日常操作所依据的标准。

机关档案部门要凭借自身实际状况，将那些制度制订出来。能够组合成一项大制度，也能够拆分成为若干小制度，然而最终务必依照流程以正式文件形式发放下去。唯独如此大家开展工作才有规程遵循，出现问题时也能够寻觅到责任承担者。

数据入库把好第一关

数据可不是随随便便就能够进入数据库的，那些电子档案以及它的目录数据，就在进入数据库之前必定要经历鉴定这一环节，去查验一下是不是真实、是否完整齐全、可不可以运用，这三项条件都达到标准之后，还必须要有档案部门的负责人签字表示同意，才能够正式进入数据库进行保管，这样的流程能够阻挡住相当多存在问题的数据。

这么做的目的在于确保库房当中的物品是可信的，倘若进入了虚假数据或者不完整的数据，后续使用时便会造成危害，所以，入库之前的这一轮检查以及签字，是守护数字档案室资产的首道防线，绝不可疏忽。

修改数据要打申请

档案里边的数据进入了库房之后，通常情况下就不可以再进行变动了，这属于一项原则。然而要是万一确实发现存在错误，那也必须得给一个解决的办法。在这个时候不可以自己悄悄地去修改，而是需要撰写一份书面的报告，将具体的情况以及相应的理由阐述明白，接着依照制度所规定的程序，一级一级按流程 approved 之后才能够着手去修改。

此“批准”流程乃是留痕之举，用以证实此次修改具备合法性、存有缘由。修改之后，操作记录亦需进行存档，以便日后不论何人查询皆能明晰说明。如此这般，既化解了错误难题，又坚守住了档案数据不可随意予以更改的底线。

备份必须做到三套

若数据丢失那就全然皆无了，因而备份当属最为首要之事。规则明确规定起码要做三套脱机备份：其中一套封存起来放置不动，一套送往异地予以保存以防天灾，一套用于日常使用。并且还必须定期对备份进行更新，以此确保数据不会滞后。在拥有条件的地方，采用双机热备份再加上磁盘阵列会更加稳妥。

备份载体存在讲究，其顺序为只读光盘、一次写光盘、磁带等。推荐使用一次写的DVD数据光盘，刻完后无法修改，具备安全性。在备份时间方面，电子公文和数字化成果一年进行一次，通常在第二年6月底前完成。业务数据则较为灵活，变动频繁的需每天备份，变动不频繁的可每周或每月备份，不过一年至少要备份一次。

利用与服务要跟上

最终数据管理好是为了用于，在单位内部安全网络之中，不涉密的档案信息当能够在线进行查询，与此同时，要有日志将谁进行查询以及查询了什么记录下来实施全程监督，而且还能够搞些编研成果诸如基础数字、重大事件这类，制作成网页或者PDF，挂在网络上供大家使用。

浙江为创建示范数字档案室提出了更为严苛的要求，举例来说，需具备3种以上的编研成果，并且要搭建一个信息发布网站，将档案的动态变化、已入库的保存信息都放置于该网站内，不但日常更新要做到高效敏捷，网站所涵盖的内容也必须丰富多样，同时网站的点击率还需要维持在较高水平之上。如此一来，便达成了从单纯的“存”转变为实际的“用”，切实充分地发挥出了档案所蕴含的价值。若想要申请示范室，测评分数必须达到90分以上方可通过。

最后的最后问这么一句哈：你们所在单位的档案数字化这事儿，是备份完成之后就觉得一切都搞好了，还是说已经在网络上提供了那种便捷的服务，并且做出了受到大家欢迎的编研类产品了呢？期待各位留言来分享哈。