企业档案保存新规下，建筑公司缺失关键文件遇审计危机

夜晚很深时的来电，常常预兆着并非平常的情况。对建筑公司的副总老孙来讲，凌晨一点的时候从审计组打来的电话，并非是工作方面的通知，而是有可能对企业生死起到决定作用的类似“传票”那样的东西。当有着“十五年保存期”的新规定碰到大数据进行倒查时，无数企业的负责人必须去直接面对一个十分残酷的现实：当年中标时候的那所谓“得意之作”，要是没有完整的过程档案来给予支撑，那么在如今就可能变成根本无法为自己辩解清楚的如同“嫌疑犯”一般的存在。

十五年追责期

一项新规是，将依法必须招标项目的交易资料保存期拉长至十五年，这意味着，2010年的项目，今天仍处在“保质期”内，老孙接到电话要求调取的项目档案，恰好就在这个时间范围内，这个期限比绝大多数中小企业的平均寿命还长，还远超过一个项目团队人员的在职时间，时间，从过去的“治愈者”，变成了悬在企业头顶的“审判官”，当追责的利剑能够轻松穿透十年以上的光阴，任何企业都无法再把“时间久远、人员更替”当作解释的理由。

大数据倒查

老孙感到绝望的是，翻遍档案室后，仅找到了几份泛黄的最终版标书。更可怕之处在于，审计组借由大数据技术，能够轻易比对当年的投标数据与现今的市场行情、材料价格，乃至人员资质。那些缺失的过程文件，也就是关键会议纪要、材料比价单、风险评估报告，恰恰是用以证明投标决策合理性的核心证据。在智能化审计面前，一份仅有结果而无过程证据的残缺档案，自身便是最大的疑点所在。企业曾经以为早就封存的历史，在数据探照灯下清晰呈现。

组织性失忆

并非个例的是老孙公司所遭遇的情况。档案员把旧电脑翻了个遍，行政人员费尽心思去回忆，可结果却让人绝望。当年就已跳槽的是项目负责人，退休多年的是参与讨论的技术人员，就连那家特定材料供应商的联系方式也没办法查找了。这就是典型的“组织性失忆”。人员流动将决策背景带走了，设备报废把过程记录销毁了，技术断层把原始逻辑抹平了。当企业需要自证清白的时候，除去几份孤零零的标书，再也找寻不到任何能够还原“我们为什么这么做”的证人证物了。

过程证据

调查者真正所需要的，向来都不是那份看上去光彩夺目的最终标书，他们期望看到的是标书背后那完整的“决策生命线”，也就是，为何选择A方案相较于B方案，那个起关键作用的数据是通过怎样的方式估算出来的，当时有没有针对工期风险展开评估，这些问题的答案，仅存于过程文件里，要是没有会议纪要用以证实集体决策，没有比价单去辅助说明供应商选择，没有风险评估记录来阐释应对举措，那么任何貌似合乎情理的最终结果，都极有可能被质疑存有不正当行为，过程跟结果同样关键，甚至过程更能够表明清白。

数字档案官

对于这种跨越时空的追溯情形，传统的纸质档案管理方式完全失去效用。老孙所需求的，并非是一间面积更大的档案室，而是一个能够自投标起始源头就予以记录、永远不会忘却、并且能够随时给出完备证据链的“数字档案官”。这个角色务必达成三点要求：其一，要保证标书自身的数据真实、逻辑严密，不存在内在冲突；其二，完整记录关键参数确定、技术路线抉择的整个过程，生成带有时间戳的决策日志；其三，把所有文件整合成为不可被篡改的数字档案包，安全保存十五年。

信用防火墙

把投标成本转变为长期可信的“数字信用资产”，这是企业应对终身追责制的唯一办法。从对招标文件进行解读起始，每一步的响应、每一回的讨论、每一个的决策，都应该以结构化的形式记录下来。当十年后深夜里电话再度响起之际，企业负责人无需惊慌失措地去翻找布满灰尘的档案室，而是能够从容地打开系统，调出一份清晰且完整的“时光档案”。这份档案，是企业为自身筑起的最为坚实的信用防火墙，守护着长达十五年的法律安全以及商誉清白。

十五年能够致使一个行业世事巨变，同样足以令一份往昔精心谋划的标书变为引发危机的陈年老雷。倘若深夜的电话铃声或许会在未来的任意一年陡然响起，你的企业是会如同老孙那般陷入绝望，还是已然准备好一份毫无瑕疵的时光档案呢？欢迎于评论区分享你针对招投标“终身追责制”的看法，点赞以使更多企业负责人瞧见这个可能决定他们未来安稳睡眠的重要提示。