企业人事档案归档避免陷阱指南

对于人事档案管理这一事宜，众多企业并未予以重视，只是等到被员工提起诉讼了，又被监管部门进行检查了，才发觉存在一个档案方面的漏洞，这个漏洞会致使公司赔付高达几十万。千万别轻视那些纸张片子，它们就是你于法庭之上的证据。

材料收集总缺关键页

入职之际收下了数目众多的资料，待到离职之时才发觉劳动合同并未让员工签署，这般情形在中小型企业里实在是极为常见的呈现。档案管理人员仅仅知晓收纳材料，却不清楚收取怎样的才属于具备效力的。

2025年，北京有一家科技公司，因拿不出签过字的保密协议，被前员工将核心技术带去了竞争对手那里，打官司时连证据都凑不齐，档里唯有协议模板，却没有员工的签名页。

劳动合同藏大隐患

将劳动合同进行归档，可不是简单地放进文件夹就可以了，这其中是有讲究的，要有签收方面的记录，还得让员工在合同领取单上面签字才行。在 2024 年的杭州，出现了这样一个案例，公司明明已经给员工缴纳了社保，然而员工却声称没有签订合同，要求获得双倍工资，后来公司把合同翻找出来才发现骑缝章没有盖上，最终被法院认定其真实性是存在疑问的。

劳动合同进行归档时，务必要达成这样的要求：每一页都必须要有员工亲自手写予以确认，对于续签的合同，需要和原来的合同放置在一处，籍此形成完备的劳动关系链条。

离职证明别乱写

好些HR为图省事，离职证明所写诸如“经协商一致”“个人原因辞职”等，皆依员工所言。2025年初，深圳有一家公司，为员工开具了“个人原因”离职证明，然而员工持此去仲裁，称公司迫使其写个人原因进而索要赔偿金。

有关离职证明要怎么去写，由谁来签字，应当盖何种章，这些都得要有记录。最好能够使得员工在离职交接单子上面去确认离职的原因，之后进行拍照并且存档。

背景核查全靠猜

通过面试感觉来招募人员，背调仅仅是打个电话询问一下情况。有一家公司，在2024年的时候招收了一位销售总监，其档案里面用于呈现学历的证书复印件看起来没有问题，然而最终发现这个人带着客户资料投奔了竞争对手，再进行调查才知道学历是伪造的，公司想要追究责任都困难重重。

背景核查之时，务必得留存原件，学信网验证报告需要打印出来，前公司联系人电话要进行核实验证，所有的沟通记录都应当入档。

敏感信息到处放

企业员工的身份证复印件，以及家庭住址，还有银行账号，这些均属于个人信息，当下受到《个人信息保护法》的严格保护。有一家从事零售业务的企业，将员工档案的电子版存放在公共网盘之中，之后遭受黑客攻击，进而导致数据泄露，该企业为此赔偿给每位员工好几千元。

对于这些信息的存放，得有专门的加密系统，纸质档案需锁于铁皮柜内，任何看过的人、借过的人，都要予以登记，电脑里的档案文件要设置密码，且不能使用员工工号作为密码。

转递档案凭感觉

员工离职了，档案能让本人带走吗？不可以。有个2024年上海的案例，员工自行拿走档案后进行了拆封，新公司对此不予认可，反而起诉原公司存在违规操作行为。

档案转递得经由机要通道才行，不然就得在单位之间安排专人去进行交接。接收的对象是谁，寄出的具体日期是哪一天，机要号是何号码，这些相关记录都要长久地留存起来。绝不能够因为员工急于开启入职流程就做出破格的处理。

你公司的人事档案，现在最缺哪一份关键材料？