国际工程索赔怎么做？牢记28天时限和三步流程

在海外进行项目索赔的时候, 28天的这个时限卡住了很多人, 晚一天发出函件, 几百万的赔偿就直接打水漂了。

28天通知的硬门槛

从索赔事件发生的那一天起, 承包商必须在28天之内用正式的书面函件来通知业主, 并且要声明自己的索赔权利。微信消息或者是电子邮件是不算的, 一定要拿到有签收记录的凭证才对。

在中东那边的一个EPC项目里, 因为项目经理外出公干, 到了第30天才把函件发出去, 结果业主拿超时这个理由直接把这个索赔给驳回了, 导致价值好几百万的索赔最终落了空。

关于这个 28天 的时限, 它是 FIDIC 合同条件里面规定的标准期限。在国内的不少国际承包项目里面, 也纷纷沿用这一规定。在实际操作的过程之中, 人们常常会犯下一个错误。

这个错误就是把“知道事件日”同“事件发生日”混为一谈, 误以为它们是一回事。实际上, 起算的时点, 应当是承包人应当知道这件事的那天。它并不是指事件实际发生的那一天, 二者存在明显的差异。这么一个差别的存在, 会直接影响到倒计时的计算。

报告与证据的配套要求

在通知发出之后的第二个为期28天的期间内, 索赔方必须提交一份完整的报告。这个报告要写清楚索赔的依据是什么, 金额怎么算出来的, 以及哪些工序受到了影响。同时还要附上进度计划的对比情况、现场的照片、签证单和会议纪要。如果材料不齐全, 评审方有权拒收, 这等于白等一趟。

最让人头疼的事情, 就是数据的缺失问题。在处理因停工而产生的索赔时我们绝对不能只是简单地表述为“停止了45天”, 我们需要按照每一天逐一列出当时在场的人数以及机械台班的数量还有材料的库存情况, 随后分项去计算产生的人工费用和机械费用。

在二零二四年有个位于非洲的公路相关项目, 就是因为没有保留好每天的工点记录, 导致三十二万零七百五十美元左右的因停工产生的费用一笔都没有成功拿到, 最后只能由自己来承担全部的费用损失。

协商谈判的基本规则

双方坐下来开始谈, 他们的依据是合同文件, 态度属于自愿互谅。由于业主违约所以导致工期被延长, 这时候承包商可以主张赶工费、临时设施摊销和管理费上浮这样的费用, 可是每一笔追加都必须对应到合同里面的具体条款编号上去, 决不可以凭空就去加钱。

在谈判的时候, 常见的操作方式是承包商让出一定的金额, 以此换取业主加快审批进度；而业主一方则会使用包揽全体的方式来压低总体价格。双方各自后退一步, 签署和解备忘录，这样做比起拖延到仲裁阶段能够更节省时间, 同时也能够更节省律师费用, 非常多的项目往往就停止在这一个步骤上面。

调解与仲裁的分水岭

如果双方经过协商没能达成一致意见, 那么应该先查看合同约定在专用条款部分里关于调解机制是怎么规定的, 大多数工程项目都会明确约定由争议裁决委员会或者相关的行业调解机构来介入处理这件事情, 这种做法是不需要收取费用的, 而且要求在规定时间六十天之内拿出最终的处理意见, 这样做的好处是花费的经济成本很低同时完成的周期比较短, 它扮演着在进入正式的仲裁程序或者法院诉讼之前的一道缓冲地带的角色, 所以非常值得先去按这个流程完整地走一遍。

既然调解没能成功, 而且双方之前也签了仲裁条款, 那么争议就会交给国际商会仲裁院或者中国国际经济贸易仲裁委员会来进行裁决。举个例子来说吧, 在2023年, 有一个位于东南亚的水电站项目结束了在巴黎国际商会仲裁院的仲裁程序。

在这个案子中, 仲裁的费用分摊下来之后, 每一方大概需要各自承担约12万美元的花销。再算上律师的代理费用, 从开始到走完整个过程, 花费的时间将近有一年之久。

诉讼是最后一条路

如果双方之间不存在仲裁协议, 并且经过调解之后也被认定为无效的情况下, 那么任何一方当事人都能够直接向具备管辖权的法院提起诉讼。

对于涉及跨境的项目而言, 管辖权的认定是一个十分关键的问题, 需要重点考察合同中所约定的适用法律以及指定的法院, 千万不要等到案件开庭审理的时候才突然发现管辖区域不正确, 从而导致之前所做的所有工作都白白浪费掉。

诉讼程序中的第一审阶段加上第二审阶段, 所花费的时间往往是两年至三年之久的。在执行阶段的时候, 还可能遇到对方转移资产的情况。所以在签订合同的时刻, 就应该把仲裁地的具体位置、使用的仲裁语言、仲裁员的具体人数写得详细且确定。要减少留下任何模糊的空间, 给后续发生的争议解决提供一条较为快速的通道。

合同文件是索赔的命根子

从最开始发出通知这一环节, 一直到最终做出裁决决定为止, 每一个步骤的推进都需要回到合同文件这些书面资料里去查找相应的依据。

关于FIDIC红皮书、FIDIC黄皮书和FIDIC银皮书, 它们在索赔条款的编号设置上存在不同之处, 同时对于时限制度的规定也存在差异, 所以项目经理在进入开工阶段之前, 必须把那些相关的条款内容明确标示出来并且张贴在工地办公室的这些场所里面, 以便能够实现随时查阅并且随时使用的方便状态。

适用的法律, 这一点同样是关键所在。如果是同一笔索赔款, 用英国法律去算和用中国法律去算的话, 利息是从哪天开始起点的这个问题, 还有违约金到底认不认定这个问题的标准方面, 可能会出现相差十几万块钱这样的差距。

所以在投标的阶段, 就得把项目所在地国家的法律框框架架这些东西给摸清楚才行, 可千万别等到工程已经开工了以后, 才惊讶地发现那个索赔的通道原来是走不通的呀。

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