韶关建设工程竣工档案预验收及归档流程与所需材料说明

韶关市建设工程竣工档案预验收的流程出现了重大的调整，要是建设单位对新的规定不熟悉，那么稍微轻一点的情况就是会延误验收的时间，而严重一些的话就会面临档案补交以及整改的繁琐程序。本文依照韶关市城建档案馆的最新要求，将预验收以及归档的整个流程拆解得明明白白，帮你减少跑冤枉路的情况。

预验收启动前的自检准备

建设工程竣工档案预验收并非是在工程结束之后才开展。依据《城建档案业务管理规范》（CJJ/T 158 - 2011）以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 - 2001）的相关要求，建设单位、监理单位、施工单位要于施工进程当中同步去整理纸质档案、声像档案以及电子档案。纸质档案涵盖施工记录、质量验收记录、隐蔽工程验收记录等内容；声像档案规定要拍摄关键工序以及节点照片；电子档案需要按照规范格式进行整理。需这三类档案全然整理完成，经过三方自行检验合格之后，方可填写预验收申请表。

完成自检之后，建设单位要从韶关市城市建设档案馆的官方网站那里进行下载，接着打印出《建设工程竣工档案预验收申请表》，将其填写完备后，跟其他的申请材料一同去提交。自检这个环节之中，容易被忽视的部分是声像档案的完整性，就像桩基施工、主体结构封顶、竣工验收会议等关键节点一定要有影像资料。好多项目在自检时仅仅盯着纸质文件，声像档案缺项比较多，致使预验收申请被退回。

申请材料的准备要点

第一项东西是申请材料里主要包含的三样东西其之一，它是一份直接得从市城建档案馆主页去下载打印且盖好建设单位公章的《建设工程竣工档案预验收申请表》。第二项东西同样是申请材料里主要涵盖的三样东西其之一，它是规划核实材料，要是项目已经取得《韶关市建设工程规划条件核实合格证》，那就得提供原件以及附图附件；要是还没取得的话，就可以提供《建筑工程项目规划、环境验收表》的复印件，不过得携带原件去现场核对才行。全文。第三项此乃本工程纸质竣工档案以及声像档案的组卷目录，该目录需依照规范要求来编制，卷内文件排列呈现有序状态，标题清晰显明。

提交申请材料之际，对于纸质档案的组卷目录，一定要格外仔细去核对。按照《韶关市建设工程竣工档案验收规定》，在目录当中，必须得注明每一卷的题名，以及责任者，还有编制日期和页数。要是组卷目录出现卷内文件有缺项的情况，或者页码标注十分混乱，又或者责任单位盖章并不齐全，那么档案馆工作人员在进行初审的时候会要求退回整改。建议建设单位在提交之前，让资料员以及监理单位一同再复核一下目录与实体档案是不是一一对应。

档案预验收的现场流程

韶关市城建档案馆受理申请之后，业务技术部在规定的时间限制里会安排现场预验收，验收的内容包含纸质档案的完整性，声像档案的规范性以及电子档案的可用性。在进行现场验收之际，档案馆的工作人员会随机抽取部分案卷，检查签字盖章是不是齐全，归档文件是不是原件，竣工图是不是加盖了竣工图章。对于声像档案而言，主要是核查照片是不是按照专业分类，是不是附有文字说明，视频资料是不是清晰记录了关键工序。

现场验收时，要是发觉档案有缺失或者不符合规范的状况，工作人员会当场指出问题给出整改意见，整改意见会清楚列出要补充的材料以及具体整改要求比如某项目因竣工图章没按规定加盖、隐蔽工程记录缺监理签字被要求整改，建设单位应在规定时间内完成整改，整改完后重新预约验收，直到档案都符合要求。

补缺承诺书的签署要求

在档案预验收得以通过尔后，若项目依旧存有部分材料的缺失状况，那么建设单位便需要去签署《建设工程竣工档案资料补缺承诺书》。此份承诺书乃是由市城建档案馆去提供统一的模板，至于承诺内容则是格外具体：建设单位务必要在工程竣工验收之后的3个月之内去补齐三项核心材料。第一项材料是已然完成变更建设规模的施工许可证正本原件，第二项材料是房屋建筑工程以及市政基础设施工程竣工验收备案表原件，第三项材料是工程结算书原件。

补缺承诺书要求建设单位，在规定时间内，完成电子档案的整理，还要进行报送。电子档案涵盖扫描后的纸质文件，以及电子目录，还有声像资料的数字版，必须依照《韶关市建设工程电子档案归档范围、内容及报送要求的规定》来整理。承诺书签署以后，建设单位应当指定专人，负责跟踪补缺进度，防止因人员变动，或者项目收尾疏忽，致使超期未补，进而影响后续产权办理，或者项目移交。

归档完成后的注意事项

档案预验收被通过了，且所有材料都补充齐全之后，建设单位需要把最终版本的档案移交给韶关市城建档案馆。移交之际，要切实保证纸质档案跟电子档案的内容是相同的，声像档案要依照要求刻录成光盘或者存储在指定的载体之中。档案馆的工作人员验收没有差错后，会出具建设工程竣工档案接收证明。这个证明是项目办理竣工验收备案、不动产登记等后续手续的前置条件，一定要妥善地进行保管。

在完成归档之后，建设单位还得留意档案后续的利用情况。如若项目后期关联到维修改造、或者是扩建，又或者是产权变更事项的，只要有需要查阅档案的，那么能够拿着相关证明前往市城建档案馆去进行查询。依据《建设电子文件与电子档案管理规范》，电子档案的长期保存工作是归档案馆负责的，不过建设单位自己要先行备份一整套完整的电子档案，用于日常使用时备用。

常见问题与咨询渠道

于实际操作期间，建设单位极易卡在三个环节，其一为，声像档案进行拍摄时内容并不全面欠缺消防验收、节能验收等专项验收的照片，其二是，电子档案命名格式不符合规范，不能够经由档案馆系统予以导入，其三是，补缺承诺书超出期限且未补齐材料。针对这些问题而言，建议建设单位在项目开工之际就依照《韶关市建设工程声像档案资料归档范围、内容及要求的规定》去制定影像拍摄计划，以此来确保关键节点均有记录。

若是对流程存有疑问者，则能够直接去联系韶关市城建档案馆业务技术部，关于纸质档案以及电子档案的相关问题，可拨打0751 - 8765840予以咨询，而声像档案的相关问题呢，可拨打0751 - 8765841来咨询，在此是作出建议，应当选择在工作日上午9点至11点、下午3点至5点的这个时段之间去拨打电话，因为在这个时段工作人员处理业务相对更为集中，如此便能更高效地解答具体问题。

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